Skip to main content

Jak sprawdzić wiarygodność dostawcy okien z Polski? – 9 sposobów

Twoja firma jest zainteresowana importem polskich okien, ale masz obawy przed nieuczciwym dostawcą? Nie musisz! Podpowiadamy jak sprawdzić jego wiarygodność.


  1. Telefon

Czasami najlepsze są najprostsze rozwiązania. Warto poświecić kilkanaście minut i po prostu zadzwonić do potencjalnego kontrahenta.

O co warto zapytać?

  • o początki działalności
  • o największa inwestycję jaką obsługiwała
  • o wynik finansowy z minionego roku
  • o lokalizację siedziby i liczbę pracowników
Czasami najprościej jest sprawdzić u źródła. Pierwszą wstępną weryfikację można zrobić bezpośrednio w firmie. Osobiście albo telefonicznie.

Wiarygodna i godna zaufania firma nie powinna mieć najmniejszego problemu z odpowiedzią na powyższe pytania.

Jeśli odpowiedzi nie są spójne, może to być sygnał, że warto się mocno zastanowić nad współpracą, a na pewno wcześniej dodatkowo “prześwietlić” firmę z pomocą innych źródeł.


INTERNET

  1. Strona www

Kolejnych informacji warto zasięgnąć w internecie. Pierwszym miejscem wartym odwiedzenia jest strona internetowa naszego dostawcy stolarki otworowej. Owszem, profesjonalnie wyglądająca strona nie gwarantuje pójścia w parze z jakością usług, ale z pewnością stanowi dobry punkt wyjścia.

Poważne firmy doskonale wiedzą jak ważne jest pierwsze wrażenie, a strona internetowa jest ich wizytówką.

Warto zajrzeć na podstrony dotyczące firmy – na stronie www możemy często znaleźć:

☑ historię firmę i informacje o jej działalności

☑ podstawowe informacje o firmie, w tym również numer NIP lub REGON, przydatne do weryfikacji w innych źródłach

☑ kontakt do przedstawicieli i ich zdjęcia (możesz np. do nich zadzwonić – patrz pkt.1)

Fragment przykładowej strony „o firmie” , na której poza historią działalności znajdziemy bardzo często również kontakt do przedstawicieli poszczególnych działów.

☑ zdjęcia z wnętrza firmy, biura lub magazynu

☑ zdjęcia z realizacji przedsięwzięć, przy których pracowała firma

☑ opinie klientów firmy (tu akurat wybrane przez samą firmę, więc warto do nich podejść z dystansem)


  1. Google i social media

Poza samą stroną warto też wpisać nazwę firmy w wyszukiwarkę Google – istnieje duża szansa, że wyświetli nam się okno Google Moja Firma, z danymi kontaktowymi firmy, mapką dojazdu do niej, zdjęciami i przede wszystkim opiniami napisanymi bezpośrednio przez klientów. 

Warto zwrócić uwagę nie tylko na pozytywne komentarze, ale również na te mniej pochlebne. I sprawdzić jak firma reaguje w przypadku krytycznej opinii klienta.

W takich sytuacjach firma ma najlepszą okazję potwierdzić swój profesjonalizm.

Przykładowy widok wizytówki z Google Moja firma. Znajdziemy tu zdjęcia, trasę dojazdu, dane kontaktowe oraz opinie internautów o danej firmie.

Przeglądając opinie warto zwrócić na dwie kwestie: jakość źródła informacji oraz liczbę opinii.

⚠ Wartość opinii znalezionej w internecie należy ocenić w oparciu o to:

  • kto ma możliwość wystawienia opinii (np. Allegro może to zrobić tylko osoba, która rzeczywiście coś kupiła)
  • ile jest tych opinii (trudniej sfałszować 100 komentarzy niż 2, nie ważne czy pozytywnych, czy negatywnych)
  • jaki poziom prezentuje dana strona (czy jej renoma gwarantuje wiarygodność opinii)

☑ Warto zajrzeć też na media społecznościowe – jeśli firma działa w nich, pokazuje życie firmy, wyjazdy na szkolenia i realizowane inwestycje znacząco powinno zwiększyć to jej wiarygodność w naszych oczach.

Jeśli firmowy profil żyje i można na nim zobaczyć życie firmy od środka (więc na pewno istnieje) to jeden z sygnałów, że firmie można zaufać. W połączeniu z opiniami otrzymujemy już całkiem spory obraz potencjalnego kontrahenta.

☑ Sprawdź profile firmy na co najmniej 3 z tych stron:

  • Google Moja Firma
  • Facebook
  • LinkedIn
  • YouTube

  1. WHOIS

Strony typu „Whois” to bazy gromadzące informacje o domenach internetowych. Do sprawdzenia wiarygodności firmy przydatna jest informacja o abonencie Jest nim właściciel adresu strony internetowej i tym samym właściciel marki.

Przykładowy wynik wyszukiwania w krajowym rejestrze domen.

Jakie informacje tu znajdziemy?

Historię domeny, od kiedy działa, na jaki okres została wykupiona.

⚠ Brak informacji o abonencie nie oznacza, że firma nie istnieje – może on wynikać z faktu zakupienia domeny przez podmiot, który zastrzegł sobie brak widoczności w tym rejestrze.

REJESTRY

Oprócz przeglądania internetu możemy skorzystać również z drogi oficjalnej. Chodzi przede wszystkim o sprawdzenie podmiotowości kontrahenta. To znaczy np. czy firma jest zarejestrowana, kto jest jej właścicielem (lub kto może podjąć decyzje finansowe w spółce) oraz jaki ma zakres działalności.


  1. CEIDG i KRS

Potencjalnego kontrahenta w możemy bezpłatnie sprawdzić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zrobimy to wówczas, gdy jest nim osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub spółka cywilna. Znajdziemy ją pod adresem firma.gov.pl. Wyszukać możemy m.in podając numer NIP, PKD, nazwisko czy adres.

☑ Poznamy podstawowe dane o naszym przyszłym partnerze.
Sprawdzając CEIDG dowiemy się, czy dana firma:

  • jest zarejestrowana
  • nie została wykreślona z rejestru
  • nie jest zawieszona
  • przedstawia dane zgodne z zapisem w CEIDG

Czy bardziej wiarygodnym partnerem będzie firma działająca na rynku od kilku lub kilkunastu lat, czy działalność założona trzy miesiące temu?

Wiarygodność dostawcy okien z Polski sprawdzimy m.in. w CEIDG.

W Krajowy Rejestrze Sądowym też sprawdzimy wiarygodność przyszłego kontrahenta, ale tylko jeśli jest on spółką prawa handlowego. Wyszukiwarka dostępna jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Umożliwia sprawdzanie po numerze NIP, REGON, KRS lub nazwie. 

☑ Dowiemy się tutaj:

  • czy dana firma istnieje i jaki rodzaj działalności prowadzi
  • jakie ma dane kontaktowe
  • jaka jest wielkość jej kapitału
  • kto jest właścicielem i jak wygląda struktura władz w firmie
  • czy prowadzone jest postępowanie upadłościowe
  • czy firma zalega w Urzędzie Skarbowym lub ZUS-ie (patrz też pkt 9)

  1. VIES

Poza krajową bazą naszego zagranicznego dostawcę okien możemy sprawdzić również w unijnym systemie VIES, służącym do potwierdzenia numeru VAT. To skrót od VAT Information Exchange System. Dostęp do systemu możemy uzyskać z poziomu strony Komisji Europejskiej. Wystarczy, że wyszukiwarce podamy numer NIP firmy oraz kraj, w którym jest zarejestrowana.

Aby sprawdzić firmę wystarczy znać jej NIP oraz kraj rejestracji.

  1. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

Rejestr stanowi część Krajowego Rejestru Sądowego i odpłatnie (raport kosztuje 30 zł) udostępnia informacje dotyczące wypłacalności naszych potencjalnych kontrahentów. Możemy więc sprawdzić, czy przy dużej inwestycji nie ryzykujemy sytuacją, że nasz dostawca okaże się niewypłacalny wobec swojej fabryki.

W RDN znajdziemy nie tylko spółki. Są w nim również firmy osób fizycznych, trafiając wówczas, gdy z jakiegoś powodu są niewypłacalne.

Aby otrzymać informację z rejestru musimy złożyć wniosek osobiście w sądzie rejonowym lub online przez ekrs.pl. Chcąc uzyskać informację z rejestru należy złożyć odpowiedni wniosek. Można to zrobić osobiście w sądzie rejestrowym lub wchodząc na stronę www.ekrs.pl.

Elektroniczny dostęp do krajowego rejestru sądowego znacznie ułatwia weryfikację potencjalnego dostawcy okien z Polski.

  1. BIG i wywiadownie

BIG-i, czyli Biura Informacji Gospodarczej zajmują się gromadzeniem danych o nierzetelnych dłużnikach. Najpopularniejszym polskim biurem jest Krajowy Rejestr Długów. Warto wspomnieć również o BIG InfoMonitor i ERIF. Dostęp do tych informacji jest płatny.

Najpopularniejszym Biurem Informacji Gospodarczej jest Krajowy Rejestr Długów.

Sposób ma dwie wady – po pierwsze bazy wymienionych BIG-ów nie są wspólne, więc aby mieć rzetelne trzeba przeszukać każdą z nich, a po drugie wielu wierzycieli nie zgłasza swoich dłużników, więc

nawet brak wpisu o firmie w KRD nie daje 100% gwarancji, że reguluje płatności w terminie.

Alternatywnym płatnym sposobem (najdroższym) jest zlecenie prześwietlenia dostawcy przez tzw. „wywiadownie”, firmy specjalizujące się w pozyskiwaniu informacji gospodarczych, które sporządzą raport z analizy działalności potencjalnego kontrahenta.


ZAŚWIADCZENIA

  1. Wniosek do US i ZUS

W Urzędzie Skarbowym można uzyskać informacje o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta, a w ZYS o niezaleganiu z płatnościami składek na ubezpieczenia społeczne.

Jeśli  ktoś nie rozlicza się na bieżąco ze skarbówką i ZUS-em, to jaką masz gwarancję, że dotrzyma warunków umowy między nim a Tobą?

Zaświadczenia do US i ZUS musi złożyć w swoim imieniu Twój dostawca okien.

Najważniejsze informacje o zaświadczenia z US i ZUS:

  • zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest płatne (21 zł)
  • ZUS zaświadczenie wystawia za darmo
  • w obu urzędach wniosek musi złożyć podmiot, którego dotyczy dokument (więc musisz zwrócić się z prośbą do dostawcy okien o przedstawienie takich zaświadczeń)
  • prawdziwość zaświadczenia ZUS w wersji elektronicznej można sprawdzić wpisując numer na stronie ZUS-u
  • samodzielnie możemy zweryfikować jedynie czy firma jest czynnym płatnikiem VAT

 

Bartek Michalak

Digital marketing manager w BestOkna.pl, firmie z Polski zajmującej się eksportem stolarki otworowej na cały świat. Jako dystrybutor stolarki BestOkna.pl dostarczają okna m.in. do Niemiec, krajów Beneluksu, Francji, Anglii i na Wyspy Brytyjskie, ale również do USA, czy na Seszele. Firma specjalizuje się w obsłudze klientów biznesowych (B2B).